06-12.02. САМООРГАНІЗАЦІЯ. З ЧИМ І ЯК ЇЇ ЇСТИ

06-12.02. САМООРГАНІЗАЦІЯ. З ЧИМ І ЯК ЇЇ ЇСТИ

“Зараз важить значно більше, ніж будь-який інший момент життя, тому що саме те, що ви робите зараз і сьогодні, визначає, якою людиною ви стаєте. А те, ким ви стаєте, у свою чергу визначає якість і напрямок вашого життя в цілому” Хел Елрод
#творисебе2017

Що таке самоорганізація? Це можливість домогтися максимального ефекту при найменших витратах енергії, часу, матеріалів; правильне використання часу з найбільшим результатом; чітке уявлення мети, сенсу, порядку виконання, пріоритетів роботи. Вміння організувати себе: на роботу, на виконання домовленостей з собою та іншими, на досягнення своїх цілей.
Слово “самоорганізація”, як і “саморозвиток”, “самореалізація”, “самодисципліна” і “самоосвіта” починається з “сам”. Бо найважливіші у своєму житті речі потрібно робити самому. Не чекати манни з неба. І понеділка також. І не сподіватися на інших.
Знаєте, що класно? Побудувати своє життя так, щоб всі дії, які не такі вже і приємні, але які допомагають ставати кращим з дня в день, відбувалися легко і природно, само собою.
Гляньте на стіни у вашій квартирі: грубо кажучи, саме вони керують напрямком вашого руху, коли ви йдете зі спальні на кухню або навпаки. Але не можна сказати, що вони “змушують” вас йти визначеним маршрутом. Ні, вони просто стоять так, як вони стоять, а ви йдете тим маршрутом, який збудували стіни. Це і є самоорганізація. Подають її із силою волі, цілеспрямованістю, контролем, дисципліною і роботою.

Інгредієнти для самоорганізації:

• стриманість
• відповідальність
• чіткий контроль і управління своїми емоціями
• щоденне планування
• вміння розставляти пріоритети
• пунктуальність
• чесність

Як приготувати хорошу самоорганізацію:

• завжди розписувати кожен свій день
• розставляти пріоритети і виконувати справи відповідно до них
• робити все вчасно
• не спізнюватися, перевести годинник вперед хвилин на 10
• не лінуватися
• заохочувати себе за великі і маленькі досягнення
• бути чесним, у першу чергу, з самим собою

У загальному вигляді засади самоорганізації особистості можна звести до наступного:

• умійте правильно визначати своє призначення (чому варто присвятити життя)
• визначте життєво важливі цілі
• виділіть довгострокові і короткострокові плани (цілі)
• плануйте робочий час (заведіть щоденник і вносьте в нього постійно всі сплановані, намічені, необхідні заходи)
• плануйте відпочинок (робота завжди повинна чергуватися з повноцінним відпочинком)
Виснажений, зношений організм не принесе достатньої користі.

Гляньте: goo.gl/k6PQGw; goo.gl/rhsDSn
• вивчіть власні біоритми (біологічний годинник) – фази активності, стомлюваності, сну, неспання. Розподіліть свій час, діяльність, відпочинок відповідно до цих періодів
• робіть роботу над помилками
• для будь-якої справи знаходьте внутрішні мотиви, так вона стане більш продуктивною
• вірте в себе, свої можливості, власну цінність і значимість
• шукайте однодумців – для багатьох людей потрібна психологічна підтримка, моральна допомога, “колективний розум” у вирішенні проблем

Як правильно розподілити сили під час роботи

Якщо:

• помічаєш, що робота краще дається тільки спочатку
• відчуваєш, що перший порив полегшує засвоєння і сприйняття;
• знаєш, що підйом працездатності триває недовго і настає швидка втомленість

То:

• найбільш важку роботу роби спочатку
• не втрачай спочатку ні хвилини на те, що можеш легко зробити і після
• все необхідне для роботи приготуй заздалегідь
• сторонні, але значущі думки, що приходять в процесі роботи, просто фіксуй, повертайся до них після
• поступово переходь від важкого, незрозумілого, нецікавого до легкого, зрозумілого, цікавого

Якщо:

• помічаєш, що на початку робота якось не клеїться
• відчуваєш на початку сонливість, навіть якщо добре виспався
• найбільш інтенсивно виконуєш другу половину роботи
• найкраще працюється в кінці

То:

• спочатку роби легку роботу
• спочатку зроби всю підготовчу роботу
• спочатку роби більш “рухову” роботу (записуй, кресли, підраховуй)
• поступово переходь від легкого, цікавого до важкого, нецікавого

Запитання для спостереження над собою:

1. Коли я відчуваю найбільший приплив сил?
2. Коли я міркую найшвидше?
3. Коли особливо важко мені дається робота і я починаю втомлюватися?
4. Коли я відчуваю себе остаточно втомленим і спустошеним?
5. Коли я розслабляюся, займаюся хобі?
6. Коли я лягаю спати, починаю боротися зі сном?
7. На який час доби припадає період моєї активності?
8. Коли я зайнятий найбільш важливою справою?
9. Коли я виконую менш істотну роботу?

Детальніше про основне

Розставте пріоритети

Розстановка пріоритетів – це те, чим ви повинні займатися кожен день. Кращим способом організації робочого дня є розстановка справ у порядку їхньої важливості. Перегляд фільму – безумовно, хороша думка, але її варто помістити останнім пунктом списку справ і зосередитися на речах, які мають вирішальне значення у вашій роботі, здоров’ї або стосунках.

Плануйте заздалегідь максимальну кількість справ

Далі, потрібно навчитися плануванню. Тобто, якщо у вас призначена зустріч у певному місці і в заздалегідь обумовлений час, сплануйте інші справи “навколо” цієї основної зустрічі. Таким чином, ви зможете більш продуктивно витрачати свій час, замість того, щоб кидатися з однієї частини міста в іншу і даремно його втрачати.

Переконайтеся, що все на своїх місцях

Знання, де знаходяться предмети, необхідні для виконання завдання, допоможе не витрачати час на їхні пошуки. Ви, напевно, на власному досвіді помічали, що ключі губляться у той момент, коли ви в поспіху тікаєте з дому, а клаптик паперу ховається під купою інших речей саме тоді, коли швидко потрібно зробити позначку. Це може привести вас у стан стресу і вибити зі звичного ритму роботи. Розкладіть речі, потрібні під час виконання справ (і після використання не забувайте повертати їх назад). Це допоможе досягти більшого прогресу.

Не бійтеся делегувати

Делегування завдань призводить до більшої ефективності робочого процесу, але завдання потрібно не просто “спихнути”, а витратити кілька зайвих хвилин для чіткої постановки завдання виконавцю. В іншому випадку, пошкодувавши кілька хвилин, ви ризикуєте витратити кілька годин на виправлення ситуації.

Складайте списки

Різнобарвні стікери і блокнот повинні стати вашими кращими друзями і помічниками у справі підвищення самоорганізації. Розвішані всюди яскраві листочки будуть нагадувати вам про справи, які потрібно завершити, і про порядок їхньої важливості. Не варто покладатися тільки на свою пам’ять, потрібно час від часу переглядати список і викреслювати виконані завдання. Так наочний приклад прогресу в справах додасть вам душевного і емоційного підйому, що допоможе в такому ж продуктивному темпі завершити залишок запланованих справ.

Дотримуйтеся графіку

Наявність графіку змусить вас виконувати поставлені завдання вчасно і, як наслідок, зробити більше “подвигів”. Єдина проблема – адекватно оцінити час, необхідний для виконання того чи іншого завдання. Неправильний розрахунок зажене вас в жорсткі тимчасові рамки, що призведе до підвищення рівня стресу, збільшення помилок і зниження продуктивності. Надайте собі деяку свободу дій при складанні плану на день. Якщо ви вважаєте, що виконання завдання забере у вас 10 хвилин, заплануйте 15, і коли ви побачите, що йдете з випередженням графіка, це допоможе у підтримці високої мотивації, і ви зможете зробити навіть більше, ніж очікували і планували.

Будьте дисциплінованими

Нарешті, ви повинні бути дисциплінованим, інакше зруйнуєте всю роботу, спрямовану на підвищення самоорганізації. У вас є справа, на якій потрібно сконцентруватися. Тому усуньте всі зовнішні подразники і спокусники, інакше сильно ускладните собі життя. Переконайтеся, що люди, які вас оточують, знають, коли вас потрібно залишити в спокої, а якщо хтось захоче випити кави у вашій компанії, просто нагадайте, що улюблена кав’ярня і завтра залишиться на своєму місці. Пусті розмови – не привід ігнорувати свої обов’язки.

Для того, щоб використовувати час з мінімальними втратами, необхідно мати уявлення про основні методи і прийоми планування

1. Важко уявити собі життя сучасної ділової людини без тижневика.
2. Перш за все, в кінці минулого тижня потрібно запланувати всі справи, які варто вирішити наступного.
3. Потім, виходячи з тижневого плану, необхідно звечора планувати завдання наступного дня, а вранці переглядати план і вносити коригування.
4. Не потрібно забувати про те, що завжди слід планувати не більше 60% вашого часу, 40% повинні залишитися на несподівані справи і непередбачені ситуації, на які таке щедре наше життя.
5. Існує цікавий феномен, який ви можете перевірити на собі і своїх колегах. На роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому намагайтеся об’єктивно оцінювати кількість часу, який необхідний на виконання того чи іншого завдання. Не обманюйте самі себе.
6. Планування робочого часу має базуватися на знаменитому правилі Парето, яке свідчить: 20% усіх справ дають 80% усіх результатів, і навпаки. Виходячи з цього, стає очевидним, що всі свої сили слід спрямувати на ті справи, які складають ці 20%, тому що саме вони належать до розряду важливих.
7. У класичному тайм-менеджменті вважається, що якщо ви визначили і записали завдання на день, але не розподілили їх по пріоритетності, ви витратили свій час даремно. Розставити пріоритети можна за допомогою методу А, B, C.
Навпроти кожного завдання слід прописати букви А, В або С. Для цього доцільно використовувати кольорові маркери або пасти.
А (червоні) – це найважливіші завдання. Як правило, на їхню реалізацію потрібно до 10% часу, але вони дуже важливі, тому що їхній внесок у досягнення довгострокових цілей дорівнює 70%.
В (сині) – це завдання середньої важливості. На них припадає близько 20% часу, їхня важливість оцінюється 20%.
С (зелені) – вони забирають близько 70% часу, але їхній вклад у довгострокові цілі становить не більше 10%.
Відповідно протягом дня завдання слід виконувати за ступенем їхньої пріоритетності, враховуючи свій індивідуальний біологічний годинник.

Тут дещо інша думка: goo.gl/59TDex

Кілька ефективних методів самоорганізації бай Н. Козлов:

Інтенсив як спосіб життя

Якщо ви хочете сьогодні прибрати в кімнаті, не розтягуйте це на весь день, а домовтеся з собою (а краще, ще з кимось) чітко: 15 хвилин на розбирання шафи (тільки!), 15 хвилин навести порядок на столі (ні хвилини більше), 15 хвилин протерти пил і пропилососити підлогу (встигнути залізно), а потім – абсолютна свобода і досконала радість.

Зробити звичкою

Ми зіткані зі звичок, а звичка – результат повторення. Звичка зазвичай формується на 21 день, і те, що раніше вимагало для себе зусиль, стає вже легким і звичним. Ви вирішили обливатися холодною водою: навіть якщо ви почали влітку і вам сподобалося, спочатку потрібні зусилля, щоб себе на це організувати. Через три тижні це стало звичкою, стало очевидним, а до сорокового дня звичка поступово перетворюється у потребу: якщо сьогодні не облилися, вам вже якось дивно. Вже чогось не вистачає. Разом: якщо нове починати і кожен раз кидати, помучивши себе тиждень, ви все життя будете тільки мучитися. Якщо привчати себе до нового трохи довше, воно стає звичним і природним. Раніше чуже стає нашим.

Тайм-менеджмент: план і розпорядок справ

Якщо ви вранці склали собі образ майбутнього дня, склали список того, що сьогодні ви плануєте зробити, розподілили всі справи по порядку і прив’язали все обов’язкове до певного часу, ваш день йде легко і чітко. Як за планом. Важливо – все записати! Що написано пером, не вирубаєш сокирою. Будь-який план, поки він є тільки у вашій уяві – це тільки мрії. Запишіть свої плани і вони перетворяться в ціль! Також – відзначайте свої удачі і досягнення, будь-яким зручним способом виділяйте виконане і досягнуте – це буде хорошим стимулом і нагородою. У 1953 році вчені провели дослідження серед групи випускників Єльського університету. Студентів запитували, чи є у них чіткі плани на майбутнє. Тільки у 3% опитуваних плани на майбутнє існували у вигляді записів цілей, завдань і планів дій. Через 20 років, у 1973 році, саме ці 3% колишніх випускників стали більш успішними і щасливими, ніж інші. Більше того, саме ці 3% людей домоглися більшого фінансового благополуччя, ніж решта 97% разом узятих.
Один з кращих способів привчити себе до порядку – це почати привчати до порядку когось із близьких або друзів
“Раз сказав – він не зрозумів. Два сказав – не зрозумів. Третій раз сказав – я вже сам все зрозумів, а він все не розуміє!”
Вчити іншого. І загальний нагляд: як правило, легше організувати себе, коли навколо вас організовані люди. Тому, як правило, краще організовані ті, хто живуть в сім’ї і працюють не вдома самотужки, а на роботі. Природно, тут мається на увазі хороша сім’я і якісний колектив, де люди справою займаються, а не анекдоти розказують. Погане оточення відволікає, розумне – збирає і організовує.

Книги по темі:

1. Люсі Джо Палладіно “Максимальна концентрація”

Те, що ми робимо протягом робочого дня, іноді важко назвати роботою. Адже ми по сто разів на день перевіряємо пошту, хаотично переключаємося з одного завдання на інше, заглядаємо в мобільник. При цьому у нас відкрито мільйон вкладок у браузері з сайтами, таблицями, звітами. Ця книга навчить концентруватися, справлятися з відволікаючими факторами і позбавить від стресу, пов’язаного з цейтнотом.

2. Яна Франк “Муза і чудовисько”

Кому з ваших знайомих властиві “творчий безлад”, зриви термінів і, як наслідок, депресія і невдоволення собою? Подаруйте йому першу книгу про керування часом для творчих людей від Яни Франк.

3. Грег МакКеон “Есенціалізм”

Вам здається, що ви працюєте занадто довго, а встигаєте занадто мало? Ви постійно зайняті, але зовсім не продуктивні? Ви відчуваєте, що ваш час витрачається на чужі справи? Якщо на такі питання ви відповідаєте “так”, ця книга допоможе розставити пріоритети в житті та розповість, як робити менше, а домагатися більшого.

4. Яна Франк “365 днів дуже творчої людини. Щоденник”

Якщо вистачить бюджету, даруйте цей щоденник у комплекті з “Музою і чудовиськом”. Подвійний удар по творчій неорганізованості!

5. Брайан Трейсі “З’їжте жабу! 21 спосіб навчитися встигати”

Брайан Трейсі впевнений, що всі проблеми з нестачею часу пов’язані з невмінням відокремити головне від другорядного. Часто ми займаємося неважливими справами, бо не хочемо вирішувати дійсно важливі завдання. Невпевненість у власних силах змушує відкладати перший крок. Навчившись долати цей бар’єр, ми зможемо економити сили і час, які йдуть на непотрібну “розкачку”. Марк Твен колись радив з’їдати вранці жабу, щоб решта дня здавалася прекрасною. Рекомендації Трейсі зводяться до необхідності не відкладати важливі справи, сподіваючись на кращі часи: складіть список своїх завдань у порядку їхньої важливості, розпишіть план виконання на день, тиждень, рік і т.д. Встановіть термін виконання, позначте, яких знань вам бракує для втілення задуманого і вирішіть, яким чином ви заповните прогалини. І не забувайте дбати про своїх рідних і близьких, тому що без них ваші перемоги втрачають сенс.

6. Алан Лакейн “Мистецтво встигати”

Книга про те, як зробити життя цікавим, творчим і щасливим. Автор описує проблеми сучасної людини і перераховує хвороби, що виникають від нашого способу життя. Алан Лакейн пропонує способи подолання звичайних проблем і дає безцінні поради, що допомагають вийти з життєвих колотнеч з найменшими втратами. Рецепти Лакейн прості і можуть стати в нагоді кожному.

7. Дейв Креншоу “Міф про багатозадачність. До чого призводить прагнення встигнути все”

Прагнучи встигнути все, ми даремно розтрачуємо життя. Автор у простій формі пояснює читачам неспроможність ідеї про багатозадачність. Намагаючись втекти одночасно в різні боки, ми не доводимо жодну справу до кінця, заспокоюємось недосконалими результатами, входимо в конфлікти з партнерами по роботі, колегами, родичами і друзями. Креншоу пропонує ефективні методики для тих, хто хотів би зосередитися на поточних завданнях, навчившись перемикатися і концентрувати увагу на одному об’єкті.

8. Пітер Брегман “18 хвилин. Як підвищити концентрацію, перестати відволікатися і зробити дійсно важливі справи”

Спочатку Пітер Брегман написав статтю “18-хвилинний план для організації вашого дня”. Після публікування у Harvard Business Review автор отримав безліч відгуків, що і підштовхнуло його до думки про створення книги. Опис робочого дня автора і причини неефективної роботи визнали багато. Вам теж знайомі ситуації, коли в кінці дня ви втомлюєтеся від безперервної діяльності та, у той же час, розумієте, що ні на крок не просунулися до бажаної мети? Ви постійно відволікаєтеся і не можете сконцентруватися на вирішенні важливих питань?
Прочитайте книгу Брегмана, щоб навчитися організовувати свої дії, спрямовані на вирішення першочергових завдань. Не менш цінним є вміння доводити почате до кінця і відмітати непотрібне. 18-хвилинний план на день забезпечить виконання важливих справ, заощадить багато часу і зробить життя приємним. Книга адресована всім, хто відчуває постійну нестачу часу. Ви зрозумієте, чому при безперервній зайнятості нічого не встигаєте і навчитеся контролювати витрати часу.

Автор: Герцен Юлія